Ein Thema, über das viele Bücher zu finden sind, in denen es aber meist um ähnliches geht. Wozu ist Zeitmanagement gut? Hier die wichtigsten Antworten:
Zeitmanagement hilft…
- Erreichbare Ziele setzen
- Überblick über das Ganze bewahren
- Prioritäten erkennen und festlegen
- Arbeitsvorhaben zeitlich planen
- Motivation für Zielsetzungen aufbauen und aufrecht erhalten
- Ziele erreichen bzw. umsetzen
Eine Möglichkeit, den Überblick über anstehende Arbeiten zu bewahren sind To-Do-Listen, die zweckmäßigerweise schon Priorisierungen enthalten.
Priorisierungen können z.B. durch sogenannte ABC Analysen erstellt werden.
A: Alle Aufgaben, die wichtig und dringend sind.
B: Alle Aufgaben, die durchschnittlich wichtig, aber nicht so dringend sind.
C: Weniger wichtige Aufgaben.
Nach der Analyse empfiehlt sich folgendes Vorgehen.
Zuerst alle A-Aufgaben, dann die B-Aufgaben erledigen. A-Aufgaben möglichst in Zeiten anpacken, in denen Sie besonders leistungsfähig und die wenig störungsanfällig sind.
Wenn es möglich ist, versuchen Sie B-Aufgaben zu delegieren. Andernfalls sollte man sich überlegen, nach welchem System man solche Routine- und Alltagsaufgaben effizient und schnell erledigen kann. Achten Sie bei Ihrer wiederholten Betrachtung der Dringlichkeitsstufen, ob sich B-Aufgaben nicht doch schon zu A-Aufgaben verändert haben.
C-Aufgaben mit größtmöglicher Effizienz ausführen.
Da sich die Wichtigkeit bzw. Dringlichkeit von Aktivitäten und Aufgaben verändern kann, dynamisiert das kontrollierte Herauf- bzw. Herabstufen von Aufgaben und Aktivitäten.