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10. August 2015

Zum Thema Zeitmanagement

Ein Thema, über das viele Bücher zu finden sind, in denen es aber meist um ähnliches geht. Wozu ist Zeitmanagement gut? Hier die wichtigsten Antworten:

Zeitmanagement hilft…

  • Erreichbare Ziele setzen
  • Überblick über das Ganze bewahren
  • Prioritäten erkennen und festlegen
  • Arbeitsvorhaben zeitlich planen
  • Motivation für Zielsetzungen aufbauen und aufrecht erhalten
  • Ziele erreichen bzw. umsetzen

Eine Möglichkeit, den Überblick über anstehende Arbeiten zu bewahren sind To-Do-Listen, die zweckmäßigerweise schon Priorisierungen enthalten.

Priorisierungen können z.B. durch sogenannte ABC Analysen erstellt werden.

A: Alle Aufgaben, die wichtig und dringend sind.

B: Alle Aufgaben, die durchschnittlich wichtig, aber nicht so dringend sind.

C: Weniger wichtige Aufgaben.

Nach der Analyse empfiehlt sich folgendes Vorgehen.

Zuerst alle A-Aufgabendann die B-Aufgaben erledigen. A-Aufgaben möglichst in Zeiten anpacken, in denen Sie besonders leistungsfähig und die wenig störungsanfällig sind.

Wenn es möglich ist, versuchen Sie B-Aufgaben zu delegieren. Andernfalls sollte man sich überlegen, nach welchem System man solche Routine- und Alltagsaufgaben effizient und schnell erledigen kann. Achten Sie bei Ihrer wiederholten Betrachtung der Dringlichkeitsstufen, ob sich B-Aufgaben nicht doch schon zu A-Aufgaben verändert haben.

C-Aufgaben  mit größtmöglicher Effizienz ausführen.

Da sich die Wichtigkeit bzw. Dringlichkeit von Aktivitäten und Aufgaben verändern kann, dynamisiert das kontrollierte Herauf- bzw. Herabstufen von Aufgaben und Aktivitäten.

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